Wydział Organizacyjno – Administracyjny

Pracownicy

Do zadań wydziału należy:

• przedkładanie Burmistrzowi projektów indywidualnych zakresów czynności kierowników komórek organizacyjnych i ich aktualizacja;
• przedstawianie propozycji podziału zadań na komórki organizacyjne i stanowiska pracy;
• nadzór nad opracowywaniem projektów upoważnień i pełnomocnictw dla osób (podmiotów) do działania w imieniu Burmistrza;
• nadzór nad opracowywaniem przez kierowników zakresów czynności pracowników oraz koordynacja pracy między komórkami;
• w zakresie spraw organizacyjnych:

1. opracowywanie projektów aktów prawnych określających organizację Urzędu,
2. inicjowanie działań usprawniających pracę Urzędu,
3. obsługa administracyjna narad Burmistrza z kierownikami komórek i jednostek organizacyjnych,
4. koordynacja prac związanych z realizacją aktów prawnych Rady i Burmistrza,
5. prowadzenie rejestrów:

• • zarządzeń Burmistrza,
  • zarządzeń Kierownika Urzędu,
  • pełnomocnictw i upoważnień osób (podmiotów) do działania w imieniu Burmistrza,
  • skarg i wniosków,
  • petycji,
  • opinii prawnych,
  • instytucji kultury,
  • jednostek organizacyjnych gminy,
  • jednostek pomocniczych,
  • oświadczeń majątkowych burmistrza, zastępcy burmistrza, sekretarza, skarbnika, kierownika jednostki organizacyjnej gminy, osoby zarządzającej i członka organu zarządzającego gminną osobą prawną oraz osoby wydającej decyzje administracyjne w imieniu burmistrza,
  • legitymacji służbowych pracowników Urzędu,
  • poleceń wyjazdu służbowego (sekretariat),
  • pieczęci urzędowych,
  • wydań stałych kluczy,
  • zamówień na przydział samochodu służbowego (sekretariat),
  • prowadzenie rejestru potwierdzeń zawarcia umowy pisemnej, o której mowa w art. 28 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 20 grudnia 1990 r. o ubezpieczeniu społecznym rolników (sekretariat);

1. przygotowywanie informacji z wykonania zarządzeń Burmistrza i Kierownika Urzędu,
2. koordynowanie przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków oraz petycji składanych do Burmistrza Obornik,
3. prowadzenie dokumentacji związanej z członkostwem Gminy w związkach i stowarzyszeniach,
4. obsługa zgromadzeń wspólników spółek z udziałem mienia komunalnego, w tym przygotowywanie – w porozumieniu z Wydziałem Finansowym – uchwał zgromadzeń wspólników,
5. prowadzenie spraw dotyczących prenumeraty dzienników, czasopism, wydawnictw i publikacji,
6. prowadzenie ewidencji zasobu bibliotecznego Urzędu;

• w zakresie spraw kadrowych:

1. prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników,
2. prowadzenie spraw związanych ze służbą przygotowawczą pracowników samorządowych,
3. prowadzenie spraw związanych ze stosunkiem pracy pracowników Urzędu, w tym ewidencji i elektronicznej ewidencji czasu pracy,
4. prowadzenie spraw związanych ze stosunkiem pracy kierowników jednostek organizacyjnych Gminy z wyłączeniem jednostek oświatowych,
5. prowadzenie dokumentacji pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych, prac interwencyjnych i staży,
6. prowadzenie spraw związanych z pracami zleconymi,
7. prowadzenie dokumentacji związanej z praktykami studenckimi i uczniowskimi,
8. obsługa administracyjna szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników,
9. koordynowanie spraw związanych z okresową oceną kwalifikacyjną pracowników,
10. prowadzenie działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
11. prowadzenie dokumentacji dot. Pracowniczych Planów Kapitałowych;

• w zakresie informatyzacji:

1. koordynowanie działań w zakresie teleinformatyki w Urzędzie,
2. instalowanie, konfigurowanie i administrowanie systemami informatycznymi,
3. obsługa baz danych,
4. obsługa zabezpieczeń systemów operacyjnych i baz danych,
5. archiwizacja zasobów informatyki,
6. tworzenie i zarządzanie kopiami bezpieczeństwa,
7. zapewnienie poprawności i ciągłości działania oprogramowania i sprzętu informatycznego,
8. opracowywanie i wdrażanie procedur dotyczących awarii systemu informatycznego,
9. optymalizacja pracy sieci informatycznej,
10. obsługa, konserwacja, bieżące utrzymanie i naprawy sprzętu informatycznego oraz instalacja infrastruktury teleinformatycznej,
11. projektowanie i wdrażanie nowych rozwiązań systemowych w infrastrukturze teleinformatycznej,
12. zabezpieczenie przestrzegania prawa autorskiego i praw pokrewnych w stosunku do oprogramowania używanego w Urzędzie,
13. zgłaszanie potrzeb w zakresie uzupełnienia, wymiany, instalacji i konfiguracji elementów sieci komputerowej Urzędu,
14. prowadzenie ewidencji zasobów informatyki i prawidłowe zabezpieczenie powierzonego majątku,
15. prowadzenie i aktualizowanie dokumentacji wymaganej przepisami prawa,
16. współpraca z podmiotami zewnętrznymi w zakresie dostawy i odbioru usług,
17. przyjmowanie zgłoszeń użytkowników, bezpośrednia pomoc na stanowiskach pracy oraz współpraca z pracownikami,
18. szkolenie użytkowników systemów w zakresie niezbędnym do wykonywania pracy na stanowisku, w tym obsługi sprzętu komputerowego, programów i łączy telekomunikacyjnych;

• w zakresie dostępu do informacji publicznej:

1. administracja i zarządzanie oraz merytoryczna obsługa Biuletynu Informacji Publicznej,
2. zapewnianie obywatelom dostępu do informacji publicznej;

• w zakresie kontroli zewnętrznych:

1. a) prowadzenie Rejestru kontroli zewnętrznych Urzędu w postaci tzw. Zeszytu kontroli (sekretariat),
2. b) prowadzenie dokumentacji poszczególnych kontroli,
3. c) obsługa organizacyjna;

• w zakresie spraw administracyjno-gospodarczych Urzędu:

1. utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
2. zaopatrywanie Urzędu w sprzęt i wyposażenie, w tym w materiały biurowe i kancelaryjne oraz druki ścisłego zarachowania,
3. bieżące naprawy i konserwacje urządzeń i sprzętu biurowego oraz remonty pomieszczeń Urzędu,
4. nadawanie numerów inwentarzowych środkom rzeczowym,
5. likwidacja wyposażenia zużytego lub nienadającego się do dalszego użytkowania,
6. prowadzenie spraw związanych z bieżącą eksploatacją budynku Urzędu,
7. analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
8. gospodarowanie odpadami wytworzonymi przez Urząd;

• bieżące utrzymanie obiektów przeznaczonych na potrzeby podstawowej opieki zdrowotnej (Oborniki i Objezierze) oraz nieruchomości przy ul. Łopatyńskiego 1;
• przygotowywanie informacji o zakresie korzystania ze środowiska w odniesieniu do budynków administrowanych przez Urząd;
• w zakresie sekretariatu:

1. prowadzenie terminarzy spotkań Burmistrza, Zastępcy Burmistrza i Sekretarza,
2. obsługa sekretariatu,
3. sporządzanie projektów pism dla burmistrza i zastępcy burmistrza;

• w zakresie kancelarii:

1. zatwierdzanie pism w elektronicznym obiegu dokumentów w imieniu radcy prawnego, burmistrza i zastępcy burmistrza,
2. rejestracja zwrotnych potwierdzeń odbioru pisma w systemie elektronicznego obiegu dokumentów;

• w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy:

1. prowadzenie kontroli warunków pracy,
2. organizowanie szkoleń w zakresie bhp dla pracowników, stażystów, praktykantów, zleceniobiorców oraz osób odbywających karę ograniczenia wolności,
3. prowadzenie dokumentacji związanej z wypadkami w pracy oraz w drodze do i z pracy;

• w zakresie pożytku publicznego i wolontariatu:

1. realizacja Programu współpracy Gminy Oborniki z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego,
2. koordynacja spraw związanych z udzielaniem dotacji ww. jednostkom,
3. przeprowadzanie procedur konkursowych na realizację zadań publicznych przez podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego,
4. analiza i ocena rozliczeń oraz sprawozdań przedkładanych Burmistrzowi przez organizacje pozarządowe i podmioty prowadzące działalność pożytku publicznego,
5. egzekwowanie od ww. organizacji i podmiotów zwrotu środków niewykorzystanych lub wykorzystanych niezgodnie z umową,

• realizowanie działań prosenioralnych inicjowanych przez Obornicką Radę Seniorów oraz koordynowanie zewnętrznych programów dotyczących seniorów,
• prowadzenie spraw związanych z mniejszościami narodowymi;
• organizacja spraw związanych z wyborami prezydenckimi, parlamentarnymi, samorządowymi, do Parlamentu Europejskiego, do izb rolniczych oraz z referendami, powszechnym spisem ludności i powszechnym spisem rolnym;
• koordynowanie spraw związanych z organizacją, funkcjonowaniem i współpracą z jednostkami pomocniczymi Gminy, w tym wybory sołtysów i rad sołeckich, administracyjna obsługa narad z sołtysami;
• przyjmowanie repatriantów;
• zapewnienie realizacji zadań wynikających z Narodowego Programu Zdrowia oraz ustawy o zdrowiu publicznym;
• udzielanie dotacji celowych z budżetu Gminy na zadania służące tworzeniu warunków dla rozwoju rodzinnych ogrodów działkowych oraz kontrola ich rozliczania i wykonywania zleconego zadania;
• współpraca z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
•  

Do zadań komórki należy:

• w zakresie prowadzenia kancelarii:

1. koordynacja działań związanych ze stosowaniem instrukcji kancelaryjnej;
2. przyjmowanie korespondencji adresowanej do organów Gminy i Urzędu;
3. obsługa połączeń telefonicznych;
4. prowadzenie rejestru korespondencji w systemie elektronicznego obiegu dokumentów;
5. kompleksowa organizacja doręczania korespondencji wychodzącej z Urzędu, w tym – po wcześniejszym uzgodnieniu – pomoc komórkom organizacyjnym w rejestracji korespondencji wychodzącej w okresach zwiększonej jej wysyłki;
6. prowadzenie rejestru , w tym elektronicznego, faktur;

• w zakresie obsługi Punktu Potwierdzającego Profile Zaufane ePUAP:

1. potwierdzanie profilu zaufanego ePUAP,
2. przedłużanie ważności profilu zaufanego ePUAP,
3. unieważnianie profilu zaufanego ePUAP;

• w zakresie obsługi punktu informacyjnego:

1. a) udzielanie informacji,
2. b) koordynacja aktualizacji kart usług,
3. c) wydawanie zaświadczeń w sprawach podatkowych,
4. d) przyjmowanie druków informacji podatkowej;

• w zakresie działalności gospodarczej:

1. a) obsługa Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej,
2. b) (skreślona),
   1. wydawanie zezwoleń na jednorazową i wieloletnią sprzedaż napojów alkoholowych oraz ewidencjonowanie wpłat z tego tytułu,
   2. ewidencjonowanie zezwoleń oraz decyzji odmownych dotyczących sprzedaży napojów alkoholowych;

• przekazywanie do publicznej wiadomości – poprzez umieszczanie na tablicy ogłoszeń – informacji, ogłoszeń, obwieszczeń, zawiadomień itp. Burmistrza oraz innych organów i jednostek;
• prowadzenie archiwum Urzędu oraz zlikwidowanych jednostek oświatowych;
• prowadzenie rejestru zawiadomień Burmistrza o przekazaniu wg właściwości;
• przyjmowanie i weryfikacja wniosków o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej przez producentów rolnych;
• organizacja wykonywania kary ograniczenia wolności i pracy społecznie użytecznej orzekanych przez sądy powszechne;
• comiesięczne ustalanie i przekazywanie pracownikowi na stanowisku ds. płac kwot potrąceń z wynagrodzeń za połączenia prywatne wykonywane przez pracowników z telefonów urzędowych.